Cómo hacer una tabla dinámica en Excel sin complicaciones

Microsoft Excel

Excel se ha convertido por méritos propios en la mejor aplicación para crear hojas de cálculo de cualquier tipo, desde aquellas que nos permite llevar la contabilidad del día a día hasta hojas de cálculo relacionadas con base de datos, además de permitirnos representar en gráficas los datos que incluyen.

Las listas desplegables y las tablas dinámicas que nos permite crear Excel, son dos de las funciones que con las que podemos sacarle el máximo partido, siendo esta última una de las funciones más potentes que nos ofrece esta aplicación que se encuentra dentro de Office 365.

Qué son las tablas dinámicas

Es probable que en más de una ocasión hayáis oído hablar de las tablas dinámicas, una de las funciones más prácticas y potentes que nos ofrece Excel y nos permite gestionar grandes cantidades de datos de una forma muy rápida y sencilla.

Las tablas dinámicas que podemos crear con Excel, no solo nos permite extraer los datos de tablas, sino que además, también nos permite extraer los datos de bases de datos creadas con Access, la aplicación de Microsoft para crear bases de datos.

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Vale, pero ¿Qué son las tablas dinámicas? Las tablas dinámicas son filtros que podemos aplicar a las bases de datos y que además, nos permite realizar sumatorios de los resultados. Si utilizas habitualmente filtros en tus hojas de cálculo, si utilizas las tablas dinámicas, comprobarás como se reduce el tiempo que interactúas con ellas.

Cómo crear tablas dinámicas

Para crear tablas dinámicas, necesitamos una fuente de datos, fuente de datos que puede ser la hoja de cálculo que utilizamos habitualmente para almacenar los datos. Si utilizamos una base de datos creada en Access, podemos establecer la fuente de datos en la tabla donde se almacenan todos los registros.

Si la fuente de datos es un archivo de texto, con los datos separados por comas, podemos crear a partir de ese archivo una hoja de cálculo de donde extraer los datos para crear las tablas dinámicas. Si este tipo de archivo sin formato es la única fuente de archivos que tenemos para crear tablas dinámicas, deberíamos ver la posibilidad de poder extraer los datos en otro formato o bien crear un macro que se encargue automáticamente de crear las tablas dinámicas cada vez que importamos los datos.

A pesar de que su nombre pueda implicar complejidad, nada más lejos de la realidad. Crear tablas dinámicas es un proceso muy sencillo, si seguimos todos los pasos que os indicamos a continuación.

Formatear fuente de datos

Una vez tenemos la base de datos creada, tenemos que darle formato para que Excel sea capaz de reconocer cuales son las celdas que contienen datos y cuales son las celdas que contienen los nombres de los registros que queremos filtrar para crear las tablas dinámicas.

Crear tablas dinámicas en Excel

Para darle formato a una tabla, lo primero que debemos hacer es seleccionar todas las celdas que forman parte de la tabla y pulsar en el botón Dar formato como tabla situado en la cinta Inicio.

Crear tablas dinámicas en Excel

A continuación, se mostrará diferentes diseños, diseños que no solo modifican la estética de la tabla, sino que le dicen a Excel, que es un fuente de datos potencial. En ese apartado, da igual que opción seleccionemos. A la pregunta ¿Dónde están los datos de la tabla? Debemos marcar la casilla La lista contiene encabezados.

Crear tablas dinámicas en Excel

De esta forma, indicamos a Excel, que la primera fila de la tabla, representa el nombre de los datos de la tabla, para así poder crear las tablas dinámicas, que nos permitirán aplicar filtros automatizados. Una vez tenemos la tabla con los datos, y la hemos formateado correctamente, ya podemos crear las tablas dinámicas.

Crear tablas dinámicas

Crear tablas dinámicas en Excel

  • Lo primero que debemos hacer, es seleccionar la tabla donde se encuentran los datos que formarán parte de la tabla dinámica, incluyendo las celdas que nos muestran que tipo de datos incluyen (en nuestro caso Municipio, Trabajador, Referencia, Kg).
  • A continuación, nos dirigimos a la cinta de opciones y pulsamos en Insertar.
  • Dentro de Insertar, pulsamos en Tabla dinámica y se mostrará un cuadro de diálogo denominado Crear tabla dinámica.

Crear tablas dinámicas en Excel

  • Dentro de este cuadro de diálogo encontramos dos opciones:
    • Seleccione los datos que desea analizar. Como hemos seleccionado la tabla que queríamos utilizar para crear la tabla dinámica, esta ya se muestra seleccionada bajo el nombre Tabla1. Este nombre podemos cambiarlo por si tenemos la intención de añadir más tablas en la misma hoja de cálculo.
    • Seleccione dónde desea ubicar la tabla dinámica. Si no queremos mezclar los datos de origen con la tabla dinámica, es recomendable crear una nueva hoja de cálculo, a la que podemos denominar Tabla dinámica, para no confundir con la hoja donde se muestran los datos, que podemos denominar Datos.

Crear tablas dinámicas en Excel

Si hemos realizado todos los pasos, el resultado debería ser similar al de la imagen superior. Si no es así, deberías repasar todos los pasos nuevamente. En el panel de la derecha (panel que podemos desplazar por la aplicación o dejarlo flotando) se muestran los datos que hemos seleccionado a los que tenemos que aplicar los filtros que necesitemos.

Los parámetros que podemos configurar son los siguientes:

Filtros

Crear tablas dinámicas en Excel

Aquí situamos (arrastrando los campos situados arriba) los campos que queremos que se muestren que reflejen una cantidad o un sumatorio. En el caso del ejemplo, he situado los campos Municipio, Trabajador y Referencia para poder seleccionar el número total de referencias se han vendido de forma conjunta (Municipio, Trabajador y Referencia) o bien por Municipios, Trabajadores o Referencias.

Dentro de Valores, hemos incluido el sumatorio de todas las referencias que se han vendido. En el caso del ejemplo, 6 representa el número de referencias que han vendido todos los trabajadores de todas las referencias en el municipio de Novelda.

Columnas

Columnas - tablas dinámicas en Excel

En esta sección, debemos situar todos los campos que queremos que se muestren en formato columna desplegable para seleccionar y que muestren todos los resultados relacionados con ese valor.

En el caso del ejemplo, hemos situado el campo Municipio en Columnas, para que nos muestre el sumatorio del número de referencias que se han vendido en todos los municipios. Si utilizamos los filtros, situados arriba, podemos filtrar aún más los resultados, estableciendo la referencia exacta vendida y que trabajador las ha vendido.

Filas

Filas - tablas dinámicas en Excel

La sección Filas, nos permite establecer cuales son los valores que se muestren por filas y la función es la misma que con las columnas pero cambiando la orientación. Como podemos ver en la imagen superior, al situar el campo Municipio en Files, los resultados de la búsqueda se muestran en filas y no en columnas.

Valores

Valores - tablas dinámicas en Excel

En esta sección debemos añadir los campos que queremos que nos muestren los totales. Al arrastrar el campo Kg a la sección Valores, automáticamente se crea un columna donde se muestran los kg totales que se han vendido por poblaciones, que es el filtro de Fila que hemos añadido.

Dentro de esta sección, también tenemos Cuenta de referencia. Está configurada para que muestre un recuento de las ciudades o productos. El campo Suma de KG, está configurado para que muestre el total de Kg. Para modificar que acción que queremos realizar en casa uno de los campos establecidos, debemos pulsar sobre la (i) situada a la derecha del campo.

Consejo práctico

Si has llegado hasta aquí, puede que pienses que las tablas dinámicas es un mundo muy complejo que no merece la pena tocar. Todo lo contrario, cómo podéis haber visto en este artículo, todo es cuestión de probar, probar y probar hasta conseguir mostrar los datos como queremos que se muestren.

Si añadís un campo en una sección que no queréis, tan solo tenéis que arrastrarlo fuera de la hoja para que se elimine. Las tablas dinámicas están pensadas para grandes cantidades de datos, no para tablas de 10 0 20 registros. Para estos casos, podemos hacer uso de los filtros directamente.


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