Cómo hacer una lista desplegable en Excel

Microsoft Excel

Si hablamos de hojas de cálculo, tenemos que hablar de Excel, una aplicación que llegó al mercado en 1985, pero que no se convirtió en una referencia en el mercado hasta 1993, cuando superó a todopoderoso Lotus-1-2-3. A día de hoy Excel se encuentra integrado de forma conjunta e inseparable a Office 365.

Con el paso de los años, Excel no ha hecho más que mejorar, ofreciendo un gran número de soluciones, soluciones tanto para empresas como particulares. Una de las funciones que nos ofrece, tanto para usuarios como para empresas, es la posibilidad de crear listas desplegables, una función bastante útil que enseñamos a continuación.

Excel está disponible tanto para Windows como macOS y vía Web, en versiones completas. Si bien es cierto que para dispositivos móviles tenemos una versión disponible, esta no es tan completa como la que podemos encontrar en la versiones para escritorio. Los pasos a seguir para crear una lista desplegable en Excel, son los mismos en para las versiones de Windows, macOS y vía Web.

Aunque únicamente se pueden crear a través de las versiones para escritorio de Excel, estas se pueden consultar e interactuar con ellas con cualquier versión de Excel, incluyendo que versión reducida que nos ofrece Microsoft a través de la aplicación Office para dispositivos móviles, una aplicación completamente gratuita.

Que son las listas desplegables

Lista desplegable Excel

Las listas desplegables, nos permite seleccionar de entre una lista de opciones sólo una opción, excluyendo el resto. Este tipo de listas nos permite utilizar valores predeterminados evitando la entrada de datos erróneos o con faltas de ortografía (lo que nos permite realizar filtros de búsqueda específicos).

En empresas, estas listas permiten organizar y administrar de una forma mucho más eficiente las tareas y gestiones del día a día además de ofrecer un toque profesional que nunca está de más. El número de listas desplegables que podemos crear es ilimitado, por lo que podemos crear un cuadro de lista para cada uno de las celdas de una hoja.

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Este tipo de listas son muy útiles a la hora de crear facturas (donde cada concepto es diferente al anterior), hacer un seguimiento de visitas, crear bases de datos para aplicar filtros personalizados que nos permite controlar stocks en almacenes… Si has llegado hasta este artículo, lo más probable es que tengas clara cual es la utilidad que le piensas dar a esta fantástica función de Excel.

Cómo crear listas desplegables en Excel

Las listas desplegables obtienen los datos de tablas que debemos crear previamente para utilizarlas como fuente. Si la finalidad de la hoja de queremos crear las listas desplegables es imprimirla, debemos establecer el origen de los datos en otra hoja independiente, una hoja que podemos denominar Datos.

Como he comentado más arriba, en una misma hoja podemos crear infinitas listas desplegables, por lo que si no queremos crear una hoja para cada fuente de datos, podemos utilizar la misma hoja, sin eliminar los datos que hemos sirven de fuente para las listas que ya hemos creado. Una vez tenemos claro como funcionan os mostramos los pasos a seguir para crear listas desplegables en Excel.

Crear fuente de datos

Fuente de datos Excel

Lo primero que debemos hacer es crear la fuente de datos, datos que se utilizan para crear las listas desplegables. Si no creamos previamente estos datos, la lista desplegable no tendrán nada que mostrar. Para crear la fuente de datos, abrimos una nueva hoja en Excel, pulsamos dos veces sobre el nombre y la denominaremos Datos.

Para no liarnos con cuales son las fuentes de datos de cada una de las listas desplegables que queremos crear, debemos escribir como primer valor el nombre de la lista, ya sea ciudades, modelos, países, prendas de vestir… Si únicamente vamos a crear una lista, no hace falta escribir en la primera celda el nombre.

A continuación, tenemos que escribir todas las opciones que queremos que se muestren en la lista desplegable, una debajo de la otra en la misma columna para que sea más sencillo seleccionar la fuente de los datos. Una vez hemos creado la fuente de los datos, ya podemos crear las listas desplegables.

Crear lista desplegable

Lista desplegable Excel

  • En primer lugar seleccionamos las celdas donde queremos que se muestren las listas desplegables.
  • A continuación, pulsamos en la opción Datos (que no hoja) de la cinta de opciones. Dentro de opciones, pulsamos en Validación de datos.

Configurar listas en Excel

  • Dentro de la pestaña Configuración > Criterio de validación > Permitir seleccionamos Lista.
  • Seguidamente nos dirigimos al cuadro Origen y pulsamos sobre el icono situado al final del cuadro para seleccionar el rango de celdas donde se encuentran los datos.

Celdas donde se encuentran los rangos de Excel

  • A continuación, pulsamos sobre la hoja Datos y seleccionamos el rango de celdas donde se encuentran los datos, dejando fuera el nombre de la celda que nos ha permitido identificar esos datos. Una vez hemos seleccionado el rango de datos, pulsamos Enter.

Excel

  • Ya hemos creado nuestra primera lista desplegable en la hoja principal de Excel. En todas las celdas que hemos seleccionado para mostrar una lista de desplegable, ahora se muestra una flecha hacia abajo que nos invita a pulsar para seleccionar entre todas las opciones que hemos establecido previamente en la hoja Datos.

Una vez hemos creado la primera lista desplegable, debemos realizar el mismo proceso para crear el resto de listas desplegables que queramos o necesitemos.


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