Cuando la informática comenzó a reemplazar a los soportes físicos en papel, nació una obligación asociada: las copias de seguridad. Mientras que las posibilidades de que un documento o archivo en formato físico desaparezca son bastante bajas, si hablamos de soporte digital, las posibilidades se incrementan debido a los diferentes factores que entran en juego.
Los soportes digitales son elementos electrónicos que pueden dejar de funcionar en cualquier momento, en ocasiones sin motivo aparente. Además, también pueden verse afectados por software malicioso (virus, malware, ransomware…) de ahí que sea una necesidad intrínseca de la informática hacer copias de seguridad.
Aspectos a tener en cuenta para hacer copias de seguridad
A la hora de hacer copias de seguridad, debemos tener en cuenta una serie de factores:
Lo importante son los documentos, imágenes y vídeos
Hace unos años, instalar una copia de Windows suponía un gran número de horas, no solo por la velocidad de los equipos, sino también por el tiempo empleado en instalar, uno por uno, los drivers de todos los componentes que formaban parte de esos equipos.
Esto, obligada a Windows a ofrecernos la posibilidad de hacer una copia de seguridad completa de nuestro sistema operativo junto con nuestros archivos, una posibilidad que actualmente no está disponible. Windows 10 nos permite únicamente hacer una copia de seguridad de nuestros archivos.
No utilizar una partición del disco duro
De un mismo disco duro, podemos crear diferentes particiones, que no son más que unidades de disco que utilizan el mismo medio físico de almacenamiento, por lo que si el disco duro se estropea, perderemos toda la información, ya que todas las unidades dejarán de funcionar.
Utilizar un disco duro externo
Utilizar un disco duro externo para hacer copias de seguridad es la mejor forma de evitar que en caso de que nuestro equipo sufra algún problema que afecte a su integridad, los datos de la copia se encuentren separados del equipo.
Almacenamiento en la nube
Los servicios de almacenamiento en la nube son la vía más rápida y cómoda de tener siempre una copia de nuestros documentos a través de cualquier dispositivo, siendo OneDrive, el servicio que mejor se integra con Windows 10.
Además, no nos obliga a descargar todo el contenido que tenemos almacenado en la nube, sino únicamente los archivos con los que estamos trabajando en ese momento y subirlos nuevamente cuando hemos finalizado, proceso que se encarga OneDrive de hacer automáticamente. Esto nos permite utilizar el espacio de nuestro disco duro para otros menesteres que no estén relacionados con nuestro trabajo.
Copias incrementales
Las copias de seguridad tradicionales, nos permiten hacer copias exactas de los documentos que se encuentran en una unidad, reemplazando los datos de la unidad de destino por los nuevos. Esto, puede suponer un problema cuando necesitamos acceder a versiones anteriores de un archivo o recuperar archivos que anteriormente hemos borrado.
Las copias incrementales se encargan de hacer copias de seguridad únicamente de los archivos que hemos modificado o hemos creado nuevos, manteniendo las versiones anteriores en las copias de seguridad antiguas.
Copias de seguridad en Windows 10
Windows 10 nos ofrece una herramienta para hacer copias de seguridad de lo más importante de nuestro equipo: los archivos, ya sean documentos, imágenes o vídeos. Aunque la solución que nos ofrece Windows 10 no es la única disponible actualmente en el mercado, es la que mejores prestaciones nos ofrece, además de ser totalmente gratis y estar integrada de forma nativa en el sistema.
Otro de los puntos fuertes que nos ofrece el sistema de copias de seguridad de Windows es que podemos hacer copias incrementales, es decir, va realizando nuevas copias de seguridad de nuestros documentos, lo que nos permite acceder a versiones anteriores de archivos o incluso recuperar archivos que borrados hace tiempo.
Si las copias de seguridad no ocupan mucho espacio, las realizamos cada día y el disco duro donde las estamos realizando tiene suficiente tamaño, podemos configurar el sistema de copias para que mantenga todas las copias hasta un máximo de 2 años de antigüedad. Si empezamos a quedarnos sin espacio, el propio sistema de encargará de borrar las copias más antiguas para hacer espacio a las nuevas.
También nos permite establecer cada cuanto tiempo queremos hacer una copia de seguridad de todos nuestros datos: cada 1o minutos, cada hora, cada 12 horas, diariamente… Una vez tenemos claro todas las bondades y virtudes que nos ofrece el sistema de copias de seguridad de Windows 10, a continuación os mostramos los pasos a seguir para hacer una copia de seguridad en Windows 10.
En primer lugar, debemos acceder a las opciones de configuración de Windows 10, a través del atajo del teclado tecla Windows + i y pulsar en Actualización y seguridad.
Dentro de esta sección, en la columna de la izquierda, pulsamos en Copia de seguridad. En la columna de la derecha pulsamos en Agregar una unidad dentro de la sección Copia de seguridad con Historial de archivos.
A continuación, se mostrará una ventana flotante con todas las unidades que tenemos conectadas a nuestro equipo junto con el espacio total de almacenamiento. Si tan solo hemos conectado una unidad, debemos seleccionar la que se muestre.
Una vez seleccionemos la unidad donde vamos a realizar la copia de seguridad, se mostrará el interruptor activado Realizar una copia de seguridad automática de mis archivos. Para acceder a las opciones de la copia de seguridad, debemos pulsar en Más opciones.
A continuación se muestra un nueva ventana con 5 apartados:
Información general
Este apartado nos muestra el tamaño total de la copia de seguridad actual. En este momento, estamos configurando la copia de seguridad, por lo que de momento no hemos realizado ninguna y su espacio total es 0 GB. También se muestra el tamaño total almacenamiento de la unidad externa que hemos conectado para hacer la copia de seguridad.
Dentro de este apartado, dentro de Realizar una copia de seguridad de mis archivos, podemos establecer el tiempo que transcurre entre cada una de las copias de seguridad que haga el equipo. De forma nativa, la copia de seguridad se realiza cada hora, pero podemos modificarlo para los siguientes tramos de tiempo:
- 10 minutos
- 15 minutos
- 20 minutos
- 30 minutos
- Cada hora (predeterminado)
- Cada 3 horas
- Cada 6 horas
- Cada 12 horas
- Diariamente
Como he comentado más arriba, el sistema de copias de seguridad de Windows 10, nos permite hacer copias incrementales, es decir, copias independientes que únicamente almacenan los archivos que han sido modificado, de forma que podemos acceder un historial de los archivos que hemos creado, editado y borrado en nuestro equipo gestionado por Windows 10. En el apartado Mantener las copias de seguridad, también tenemos varias opciones:
- Hasta que se necesite espacio
- 1 mes
- 3 meses
- 6 meses
- 9 meses
- 1 año
- 2 años
- Para siempre (predeterminado).
Esta última opción es la más aconsejable si queremos mantener a lo largo de los años un histórico de todos los cambios que ha tenido un archivo, sin embargo, puede que sea un poco exagerado para los usuarios de a pie. Aunque esta es la opción predeterminada, los usuarios domésticos, que no tienen pensado invertir una gran cantidad de dinero en un disco duro externo, puedes seleccionar la opción Hasta que se necesite espacio.
En este caso, Windows 10 irá borrando las copias de seguridad más antiguas para hacer espacio a las nuevas. Este proceso es automático y el proceso de borrado de las copias más antiguas se realiza únicamente cuando falta espacio y tenemos programado hacer una copia de seguridad.
Hacer una copia de seguridad de estas carpetas
El siguiente apartado nos muestra las carpetas predeterminadas que Windows 10 incluirá en la copia de seguridad. Si alguna de las carpetas contempladas no contiene información que queremos conservar, podemos pulsar sobre ella y pulsar en la opción Quitar.
Excluir estas carpetas
Este apartado, nos permite excluir carpetas de la copia de seguridad que se encuentran dentro de otras carpetas que si están incluidas en la copia de seguridad. Por ejemplo: De forma predeterminada se incluye la carpeta Escritorio en la copia de seguridad. Si tenemos una carpeta en el escritorio que no queremos incluir en la copia, debemos incluirla en este apartado.
Realizar una copia de seguridad en una unidad distinta
Si la unidad que seleccionamos inicialmente, rápidamente se ha quedado pequeña y queremos utilizar una nueva, debemos acceder a este apartado para Dejar de usar la unidad. Al dejar de utilizar la unidad que utilizábamos hasta el momento, debemos iniciar nuevamente el proceso de copia de seguridad desde el principio, estableciendo una unidad para realizar las copias de seguridad y seleccionar las carpetas que queremos incluir en la misma.
Opciones de configuración relacionadas
El apartado Opciones de configuración relacionadas nos permite acceder a la configuración avanzada, donde podemos ver todas las copias de seguridad que hemos realizado o lo que es lo mismo, el historial de copias de seguridad. También nos permite Restaurar archivos desde una copia de seguridad que hayamos realizado previamente de forma independiente y no en lote.
Una vez hemos configurado el funcionamiento de las copias de seguridad, con la carpetas que queremos incluir o excluir, el tiempo establecido entre las copias y el que se conservarán, debemos crear la primera copia de seguridad para que comencemos a tener todos nuestros datos a salvo en caso de que nuestro disco duro, o equipo al completo, dejen de funcionar.
Para iniciar este proceso, debemos pulsar en Hacer ahora una copia de seguridad. Este proceso se realiza en segundo plano sin apenas afectar al sistema y tardará más o menos tiempo dependiendo del tamaño total de los que queremos copiar.
Cómo restaurar una copia de seguridad en Windows 10
Una vez hemos configurado nuestra copia de Windows 10 para que se encargue automáticamente y en segundo plano de hacer copias de seguridad, debemos conocer como podemos restaurarlas.
Las copias de seguridad, se almacenan en la unidad que hemos establecido previamente dentro del directorio FileHistory. Dentro de este directorio, vamos a encontrar nuestras copias de seguridad dentro del directorio del nombre de usuario de la cuenta de nuestro equipo.
¿Qué significa eso? Windows 10 nos permite utilizar el mismo disco duro externo en todos los equipos que queramos para hacer copias de seguridad, realizando las mismas de forma manual y no programada a no ser que hayamos conectado la unidad a nuestra red, donde todos los equipos pueden conectarse de forma remota y utilizar el mismo dispositivo de almacenamiento para centralizar las copias.
Dentro de esa directorio, encontraremos varias carpetas, todas ellas numeradas, con el nombre de nuestro equipo (no confundir con el nombre de usuario). Dentro de esas carpetas, encontramos todos los archivos que forman parte de la copia de seguridad (carpeta Data), lo que nos permite acceder a ellos de forma independiente si restaurar las copias desde Windows 10.
Cada vez que se efectúa una copia de seguridad, se crea un directorio nuevo. Si no hemos creado ningún documento ni hemos editado ninguno de los archivos que se encuentran en los directorios que forman parte de la copia de seguridad que hemos establecido previamente, esa copia de seguridad únicamente contendrá una copia de la configuración del equipo (carpeta Configuration), no de los archivos, ya que estaría duplicando contenido (copias incrementales).
Para acceder al sistema de copias de seguridad y poder restaurarlas, debemos acceder a la configuración de Windows 10 (tecla Windows + i), Actualizaciones y copias de seguridad, Copias de seguridad y en la columna de la derecha Más opciones y Restaurar archivos desde una copia de seguridad actual.
Restaurar una copia de seguridad de todos los archivos
Si queremos restaurar una copia de seguridad de todos los archivos que hemos incluido en la copia de seguridad, tan solo tenemos que pulsar sobre las dos flechas situadas en la parte inferior central de la ventana, y seleccionar el último día que la copia de seguridad ha hecho su trabajo y pulsar sobre el botón verde denominado Restaurar en ubicación original.
Restaurar una copia de seguridad de archivos seleccionados
Si únicamente queremos restaurar una serie de archivos, debemos dirigirnos hasta el directorio donde se encuentran, seleccionarlos y pulsar sobre el botón de color verde Restaurar un ubicación original.
Restaurar archivos en una ubicación diferente a la original
En el primer apartado de esta sección, he indicado que las copias de seguridad no hacen más que copiar los archivos que los directorios seleccionados a la unidad externa, clasificando la copia por días y horas. Dentro de esas carpetas se encuentran los archivos originales.
Si queremos restaurar los archivos a una ubicación diferente, es un proceso complejo y lleva su tiempo, ya que nos obliga a visitar todas las carpetas para comprobar cuales son las últimas versiones de los archivos que se han copiado.
Esta es una de las desventajas de las copias incrementales, pero a su vez es su principal virtud, ya que están pensadas para reducir el espacio el tiempo de las copias, aunque nos obliga a utilizar la misma aplicación con la que hemos creado las copias para poder restaurar los archivos.